Sinds 1 januari 2026 moet elke btw-plichtige onderneming in België haar facturen aan Belgische professionele klanten in een gestructureerd formaat versturen, via het Peppol-netwerk, en zelf zulke facturen kunnen ontvangen. Een pdf per e-mail geldt tussen ondernemingen niet meer als elektronische factuur. Op 1 januari 2028 volgt de tweede stap: de rapportering van factuurgegevens aan de administratie.
Wat een elektronische factuur precies is
Een bestand met gestructureerde gegevens, standaard in het formaat Peppol BIS 3.0, dat via een Peppol-toegangspunt in de software van uw klant binnenkomt. Factuurnummer, bedragen, btw en vervaldag worden daar automatisch ingelezen. Niemand typt nog over. Aan particuliere klanten mag u nog altijd een pdf sturen.
Wie eronder valt
Alle btw-plichtige ondernemingen met een vaste inrichting in België, voor facturen aan andere Belgische btw-plichtigen; ook zelfstandigen in een eenmanszaak. Voor buitenlandse klanten en particulieren verandert er voorlopig niets. Werkt u onder een bijzonder btw-regime, zoals de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, vraag dan uw boekhouder wat voor u geldt: daar bestaan uitzonderingen.
Boetes en tolerantie
De FOD Financiën gaf ondernemingen die aantoonbaar met de overstap bezig waren drie maanden tolerantie. Die periode is voorbij. Wie nog pdf’s stuurt, riskeert 1.500 euro boete bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro vanaf de derde.
Een fiscale meevaller
Kmo’s en zelfstandigen mogen de kosten voor software en diensten voor elektronische facturatie tot en met 2027 voor 120 % aftrekken. Een abonnement op een facturatietool die via Peppol verstuurt, kost netto dus minder dan het factuurbedrag.
Wat u deze week nakijkt
Ga na of uw facturatiesoftware via een Peppol-toegangspunt verstuurt en of uw onderneming geregistreerd is om te ontvangen. Vul het ondernemingsnummer van al uw professionele klanten in. Vraag leveranciers die nog pdf’s sturen om over te schakelen; de boete treft hen, maar de ontbrekende factuur in uw boekhouding treft u. En spreek met uw boekhouder af hoe de ontvangen facturen in de boekhouding terechtkomen.