Privacybeleid
Wie we zijn
Ordavena (ordavena.app) is een beheertool voor zelfstandigen, kmo's en kleine ondernemingen, uitgegeven door Renaud Patris, eenmanszaak (natuurlijke persoon) handelend onder de handelsnaam Red Panda Studio, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 1043.832.341 (btw BE 1043.832.341 — vestigingseenheid 2.395.215.357), Rue Entre-Deux-Portes 108, 4500 Hoei, België. De uitgever is verwerkingsverantwoordelijke voor uw account-, abonnements- en navigatiegegevens. Vragen over uw gegevens: privacy@ordavena.app.
Verwerkte gegevens en doeleinden
We verwerken uw accountgegevens (e-mail, naam), de beheergegevens die u invoert (klanten, contacten, offertes, facturen, betalingen, bewijsstukken), technische en auditlogs, en uw abonnements- en factureringsgegevens. Elke categorie wordt enkel voor het overeenstemmende doel gebruikt: de dienst leveren, het platform beveiligen en onze wettelijke verplichtingen naleven. Abonnementsbetalingen worden verwerkt door Mollie B.V. (Nederland), betaalinstelling die voor de betaalgegevens optreedt als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke: Ordavena ontvangt noch bewaart uw kaart- of rekeningnummers (privacyverklaring van Mollie: https://www.mollie.com/be/legal/privacy). Bij een inschrijving vanuit een andere lidstaat wordt uw btw-nummer gecontroleerd via de VIES-dienst van de Europese Commissie. Berichten via het contactformulier (naam, e-mail, onderneming, bericht) dienen enkel om u te antwoorden en worden bewaard zolang de behandeling van uw vraag duurt.
Rechtsgronden
De verwerking steunt op de uitvoering van de overeenkomst (account, facturatie), op ons gerechtvaardigd belang (beveiliging, traceerbaarheid, misbruikpreventie) en op onze wettelijke verplichtingen (boekhouding, btw). Voor de beheergegevens over uw eigen klanten bent u verwerkingsverantwoordelijke en treedt Ordavena op als verwerker.
Ondersteuning door kunstmatige intelligentie
De dagelijkse briefing en de assistent sturen fragmenten van uw beheergegevens naar een AI-leverancier voor opstelling en analyse. Bedragen worden altijd door Ordavena berekend, nooit door de AI; geen gevoelige actie zonder uw uitdrukkelijke bevestiging; elke actie wordt gelogd. Uw gegevens dienen nooit om modellen te trainen.
Beveiliging van uw gegevens
Elk bedrijf is geïsoleerd in zijn eigen ruimte, in het hart van de database. Communicatie is versleuteld tijdens het transport (TLS), documenten worden opgeslagen onder privé-objectsleutels, en elke toegang — ook onze supportinterventies — wordt gelogd en is zichtbaar in uw activiteitenlogboek. De gegevens worden om de zes uur versleuteld geback-upt op een volume dat gescheiden is van de database; back-ups worden 35 dagen bewaard en hun herstel wordt dagelijks automatisch gecontroleerd.
Cookies
Ordavena gebruikt enkel strikt noodzakelijke cookies (aanmeldsessie). Geen advertentiecookies of externe trackers — dus geen toestemmingsbanner om weg te klikken.
Bewaartermijnen
Beheergegevens worden bewaard zolang uw account bestaat. De eigenaar van het account kan de verwijdering aanvragen via de instellingen: na een respijtperiode van 30 dagen (waarin de aanvraag kan worden ingetrokken en de export beschikbaar blijft) worden de gegevens verwijderd, en verdwijnen ze uiterlijk 35 dagen later uit de back-ups. De wettelijke bewaring van uw eigen boekhoudkundige documenten is uw verantwoordelijkheid: met de volledige export (CSV en archief) kunt u die vóór de verwijdering vervullen. Wij bewaren onze eigen abonnementsfacturatiestukken gedurende de wettelijke termijn die op ons van toepassing is.
Hosting en onderaannemers
Uw gegevens worden gehost in de Europese Unie op een dedicated server van OVHcloud (Roubaix, Frankrijk), back-ups inbegrepen. Transactionele e-mails (herinneringen, meldingen) worden verzonden vanaf onze eigen infrastructuur. Onze subverwerkers zijn: OVHcloud SAS (hosting en back-ups, Frankrijk) en Mistral AI SAS (AI-ondersteuning en uitlezen van bewijsstukken, Europese Unie). Elke wijziging van deze lijst wordt 30 dagen vooraf aangekondigd.
Doorgifte buiten de Europese Unie
Uw gegevens worden gehost en verwerkt in de Europese Unie. De hosting gebeurt door OVHcloud (Frankrijk) en de AI-ondersteuning door Mistral AI (Frankrijk) via zijn Europees toegangspunt. Wij geven uw gegevens zelf niet door buiten de Europese Economische Ruimte; eventuele toegang door de eigen subverwerkers van Mistral AI (beveiliging, netwerk) is omkaderd door haar DPA.
Uw rechten
U beschikt over de rechten op toegang, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid, beperking en bezwaar. Concreet: u exporteert uw gegevens op elk moment (CSV en volledig archief, ook na opzegging); de accounteigenaar kan verwijdering aanvragen in de instellingen. Om een recht uit te oefenen: privacy@ordavena.app. U kunt ook een klacht indienen bij uw toezichthouder (GBA in België, CNIL in Frankrijk).
Wijzigingen van dit beleid
Dit beleid kan evolueren met het product en de regelgeving. Elke belangrijke wijziging wordt op deze pagina gemeld en, in voorkomend geval, per e-mail. De datum van laatste bijwerking staat hieronder.
Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026. Vragen: privacy@ordavena.app.