Politique de confidentialité
Qui nous sommes
Ordavena (ordavena.app) est un outil de gestion pour indépendants, TPE et petites PME, édité par Renaud Patris, entrepreneur individuel (personne physique) exerçant sous la dénomination commerciale Red Panda Studio, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 1043.832.341 (TVA BE 1043.832.341 — unité d'établissement 2.395.215.357), Rue Entre-Deux-Portes 108, 4500 Huy, Belgique. L’éditeur est responsable de traitement de vos données de compte, d’abonnement et de navigation. Pour toute question relative à vos données : privacy@ordavena.app.
Données traitées et finalités
Nous traitons vos données de compte (email, nom), les données de gestion que vous saisissez (clients, contacts, devis, factures, paiements, justificatifs), les journaux techniques et d’audit, ainsi que vos données d’abonnement et de facturation. Chaque catégorie n’est utilisée que pour la finalité correspondante : fournir le service, sécuriser la plateforme et respecter nos obligations légales. Les paiements d’abonnement sont traités par Mollie B.V. (Pays-Bas), établissement de paiement agissant comme responsable de traitement distinct pour les données de paiement : Ordavena ne reçoit ni ne conserve vos numéros de carte ou de compte (politique de confidentialité de Mollie : https://www.mollie.com/be-fr/legal/privacy). Lors d’une souscription depuis un autre État membre, votre numéro de TVA est vérifié auprès du service VIES de la Commission européenne. Les messages envoyés via le formulaire de contact (nom, e-mail, entreprise, message) servent uniquement à vous répondre et sont conservés le temps de traiter votre demande.
Bases légales
Le traitement repose sur l’exécution du contrat (compte, facturation), sur notre intérêt légitime (sécurité, traçabilité, prévention des abus) et sur nos obligations légales (comptabilité, TVA). Pour les données de gestion que vous saisissez sur vos propres clients, vous êtes responsable de traitement et Ordavena agit comme sous-traitant.
Assistance par intelligence artificielle
Le brief quotidien et l’assistant transmettent des extraits de vos données de gestion à un fournisseur d’IA pour rédaction et analyse. Les montants sont toujours calculés par Ordavena, jamais par l’IA ; aucune action sensible n’est exécutée sans votre confirmation explicite ; chaque action est journalisée. Vos données ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles.
Sécurité de vos données
Chaque entreprise est isolée dans son propre espace, au cœur de la base de données. Les échanges sont chiffrés en transit (TLS), les documents stockés sous clés d’objet privées, et chaque accès — y compris nos interventions de support — est journalisé et visible dans votre journal d’activité. Les données sont sauvegardées toutes les six heures, sous forme chiffrée, sur un volume distinct de la base de données ; les sauvegardes sont conservées 35 jours et leur restauration est vérifiée automatiquement chaque jour.
Cookies
Ordavena n’utilise que des cookies strictement nécessaires (session de connexion). Pas de cookies publicitaires ni de traceurs tiers — donc pas de bandeau de consentement à cliquer.
Durées de conservation
Les données de gestion sont conservées tant que votre compte existe. Le propriétaire du compte peut en demander la suppression depuis les paramètres : après un délai de grâce de 30 jours (pendant lequel la demande est annulable et l’export reste disponible), les données sont supprimées, puis disparaissent des sauvegardes au plus tard 35 jours plus tard. La conservation légale de vos propres documents comptables vous incombe : l’export complet (CSV et archive) vous permet de la remplir avant la suppression. Nous conservons nos propres pièces de facturation d’abonnement pendant la durée légale qui s’applique à nous.
Hébergement et sous-traitants
Vos données sont hébergées dans l’Union européenne sur un serveur dédié OVHcloud (Roubaix, France), sauvegardes comprises. Les emails transactionnels (relances, notifications) sont envoyés depuis notre propre infrastructure. Nos sous-traitants ultérieurs sont : OVHcloud SAS (hébergement et sauvegardes, France) et Mistral AI SAS (assistance par IA et lecture des justificatifs, Union européenne). Toute modification de cette liste est annoncée 30 jours à l’avance.
Transferts hors Union européenne
Vos données sont hébergées et traitées dans l’Union européenne. L’hébergement est assuré par OVHcloud (France) et l’assistance IA par Mistral AI (France) via son point d’accès européen. Nous ne transférons pas nous-mêmes vos données hors de l’Espace économique européen ; les accès éventuels des propres sous-traitants de Mistral AI (sécurité, réseau) sont encadrés par son DPA.
Vos droits
Vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, de limitation et d’opposition. Concrètement : vos données s’exportent à tout moment (CSV et archive complète, même après résiliation) ; le propriétaire du compte peut demander la suppression depuis les paramètres. Pour exercer un droit, écrivez à privacy@ordavena.app. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle (APD en Belgique, CNIL en France).
Modifications de cette politique
Cette politique peut évoluer avec le produit et la réglementation. Toute modification significative est signalée sur cette page et, le cas échéant, par email. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.
Dernière mise à jour : 21 octobre 2026. Questions : privacy@ordavena.app.